TIP #5: Wat is de rol van de directeur in de vrijwilligerswerking?
Onderschat uw rol als directeur of bestuur niet. Indien u aandacht hebt voor de volgende aspecten, zal de vrijwilligerswerking groeien, met meer kwali-tijd en meer-waarde voor uw bewoners.
- Zorg voor een solide basis voor uw vrijwilligerswerking.
- Ondersteun uw vrijwilligersverantwoordelijke door interesse te tonen voor zijn werk.
- Weet wie uw vrijwilligers zijn. Vrijwilligers hechten heel veel belang aan erkenning vanuit directie en bestuur.
Een solide basis: faciliteer, omkader en ondersteun
Door vandaag de vrijwilligerswerking goed te organiseren, zal u er morgen veel minder tijd en energie moeten aan besteden.
Duid een vrijwilligersverantwoordelijke aan
Zie tip 1: een vrijwilligersverantwoordelijke, waarom?
Maak een weloverwogen keuze want niet iedereen is voor deze taak in de wieg gelegd! Volgende lijst van taken en de gewenste vaardigheden maken dit duidelijk:
Taakomschrijving
- Vrijwilligerswerking uitbouwen: visie, rekrutering, taken bepalen, vergaderingen, bedankingsmomenten, ...
- Werving: jaarlijkse campagnes op websites , krantje, ...
- Intakegesprek met kandidaat-vrijwilligers.
- Start van nieuwe vrijwilligers opvolgen.
- Vrijwilligers persoonlijk leren kennen: babbel met aanwezige vrijwilligers, persoonlijk tijd geven aan iedere individuele vrijwilliger.
- Visie proberen overbrengen (animatieve grondhouding, vrijwilligers zijn er voor de bewoners, ... door zelf het goede voorbeeld te geven en door het organiseren van informatiemomenten).
- Organiseren van een feestje en/of andere activiteiten voor vrijwilligers, planning opmaken, lijsten van aantal vrijwilligers en hun bijdrage opmaken.
- Personeelsleden bewust maken van de meerwaarde van vrijwilligers en hun actieve rol bij het begeleiden van de vrijwilligers: dit betekent informatiemomenten organiseren, collega's aanspreken, ...
- Zorgen dat de vrijwilligerswerking kan doorgegeven worden: alle gegevens centraliseren, duidelijke administratie bijhouden.
|
|
Vaardigheden
Het begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers vraagt een groot gamma aan vaardigheden:
- Communiceren: met vrijwilligers, bewoners, familie, personeel en directie
- Samenwerken: een teamspeler zijn
- Coachen: luisterend oor zijn, visie overbrengen, kunnen bezielen en motiveren
- Bemiddelen: negatieve energie ombuigen (kritiek, roddels, spanningen, ...) naar positieve energie, kunnen omgaan met veel karakters, compromissen zoeken
- Consequent zijn en grenzen kunnen trekken
- Analyseren: alle informatie kunnen bijhouden en verwerken zodat problemen gedetecteerd en aangepakt kunnen worden en zodat de juiste vrijwilliger de voor hem of haar meest geschikte taak krijgt.
- Delegeren: bv verjaardagskaartjes schrijven en bezorgen, telefoneren naar vrijwilligers die nog niet ingeschreven zijn voor een bepaalde activiteit, ... kan gerust door een vrijwilliger gebeuren
- Organiseren: van het werk van de vrijwilligers, van vrijwilligersvergaderingen en bedankingsmomenten
|
|
Zorg ervoor dat de werking overdraagbaar is
Niemand kan voorspellen wat de toekomst brengt. Op dit moment loopt de vrijwilligerswerking misschien goed op basis van een goede vertrouwensband. Toch is het belangrijk dat u samen met de vrijwilligersverantwoordelijke een aantal zaken op papier zet:
- De functiebeschrijving van de vrijwilligersverantwoordelijke
- De visie op vrijwilligerswerk in uw woonzorgcentrum. Zie tip 2: visie op vrijwilligerswerk, waarom en hoe?
- Een map met de nodige informatie zodat iemand zich snel kan inwerken indien nodig: rekruteringspistes en -campagnes, een handleiding voor een intakegesprek, het profiel en de contactgegevens van de vrijwilligers, een omschrijving van de taken, de afsprakennota's, de documenten in verband met de verzekering, ...
Geef de vrijwilligerswerking een duidelijke plaats in de organisatie
- Een concrete plaats in het organogram.
- Voorzie, samen met de vrijwilligersverantwoordelijke, informatiemomenten voor het personeel en voor de vrijwilligers zelf.
Voor het personeel
Wat zijn de taken van de vrijwilligers en wat mag wel en niet van hen verwacht worden? Maar ook zeer belangrijk: een vrijwilligerswerking wordt gecoördineerd door de vrijwilligers-verantwoordelijke maar wordt gedragen door alle personeelsleden. Zij werken immers rechtstreeks samen met de vrijwilligers. Als de mensen van een afdeling geen energie (willen) steken in de vrijwilligers actief op deze dienst, zullen de vrijwilligers afhaken. Het is belangrijk als directeur uw personeel mee te krijgen in dit verhaal. |
|
Voor de vrijwilligers zelf
Een vrijwilliger is een medewerker: ook hij werkt binnen dezelfde visie en naar dezelfde doelstelling toe. Hij kan dit echter slechts waar maken als hij weet wat van hem verwacht wordt en op de hoogte is van vernieuwingen in de visie en in de zorg. Daarom moeten regelmatig informatiemomenten voorzien worden, specifiek voor vrijwilligers of voor vrijwillige en bezoldigde medewerkers samen. Hou als directie dus in het oog dat alle medewerkers betrokken worden en naar hetzelfde doel werken.
|
|
Interesse tonen tegenover de vrijwilligersverantwoordelijke
Als directeur begeleidt u de vrijwilligersverantwoordelijke. Hij kan bij u terecht indien er problemen zijn en u moedigt hem aan om de vrijwilligerswerking met aandacht voor de visie uit te werken. Hiervoor krijgt hij de nodige autonomie en vertrouwen.
- Vraag bijvoorbeeld eens in de wandelgang hoe het gaat met de vrijwilligerswerking of neem dit op als agendapunt bij een dienstoverleg.
Interesse tonen naar de vrijwilligers
Onderschat het belang niet dat vrijwilligers hechten aan de erkenning en waardering vanuit de directie en het bestuur. U kan niet geloven wat een gewone welkom of een gemeende dank je wel van u voor hen betekent.
- Ken de vrijwilligers bij naam zodat u hen ook persoonlijk kan groeten als u hen tegenkomt.
- Ga even langs op een bijeenkomst van vrijwilligers.
- Maak gebruik van bijvoorbeeld de nieuwjaarsdrink om een dankwoordje tot hen te richten.
Door hen, zoals hierboven beschreven, te betrekken in de werking van het woonzorgcentrum en hen te informeren, bijvoorbeeld over nieuwe bewoners of personeelsleden, of nieuwigheden in de werking, zullen de vrijwilligers zich ook erkend voelen. Dit zal hun motivatie alleen maar ten goede komen.
|
02/248 10 42
